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Notice of Privacy Practices (English)

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.  PLEASE REVIEW IT CAREFULLY, WE ARE REQUIRED BY FEDERAL LAW TO PROVIDE YOU WITH THIS NOTICE. 

If you have any questions about this Notice or about our privacy practices, please contact our Privacy Officer at (401) 780-2524.

This notice describes how we may use and disclose your protected health information to carry out treatment, payment or health care operations and for other purposes that are permitted or required by law. It also describes your rights to access and control your protected health information. “Protected Health Information” is information about you, including demographic information, that may identify you and relates to your past, present, or future physical or mental health, and related care services (referred to as “PHI”).

We are required to abide by the terms of this Notice which we may change from time to time. Any new Notice will be effective for all PHI that we maintain at that time. We will provide you with any revised Notice upon request from our Privacy Officer.

1) USES AND DISCLOSURES OF PHI WITHOUT YOUR CONSENT FOR TREATMENT, PAYMENT, AND HEALTH CARE OPERATIONS.

PHI may be used and disclosed by your physician, our office staff, and others outside of our office that are involved in your care and treatment for the purposes of providing and paying for health care services to you. PHI may also be used and disclosed to support our health care operations. The following are examples of the types of uses and disclosures of PHI for these purposes.

TREATMENT: We may disclose PHI, as needed to other providers to whom we refer or in a medical emergency so that the treating practitioner has the information necessary to diagnose and treat you.

PAYMENT: We may disclose PHI as needed, to obtain payment from your health insurance plan (including Medicare and Medicaid), to determine eligibility or coverage for insurance benefits, and to undertake medical necessity and utilization review activities (e.g., obtaining approval for a hospital stay).

HEALTH CARE OPERATIONS: We may disclose PHI as needed, for certain business activities relating to our practice. These activities include, but are not limited to, quality assurance activities, underwriting, premium ratings and other activities relating to plan coverage; training medical students who see you in our office, and employee review activities. We may also use a sign-in sheet at the registration desk and may call you by name in the waiting room when it is time to see you. We may use or disclose PHI, as necessary, to contact you to remind you of your appointment. Such contact includes, but is not limited to, direct mailings, telephone calls, text messaging, home visits, as well as communication to  you through your the patient portal. We may also use or disclose PHI, as necessary, to inform you of treatment alternatives or other health related benefits and services that may be of interest to you. If use or disclosure of PHI is made for underwriting purposes, any such PHI that is genetic information of an individual is prohibited from being used or disclosed. You may contact our Privacy Officer to request if you do not want these materials sent to you.

We may also share PHI with certain businesses that perform various activities (e.g., billing, transcription services) for our practice. In these instances, we will have a written contract in place to protect the privacy of PHI.

2) OTHER PERMITTED AND REQUIRED USES AND DISCLOSURES THAT MAY BE MADE WITHOUT YOUR CONSENT:

We may contract with other individuals or entities to perform various functions on our behalf or to provide certain types of services. In order to perform these functions or to provide these services, these individuals will receive, create, maintain, use and/or disclose a participant’s protected health information, but only after they agree in writing with us to implement appropriate safeguards regarding a participant’s protected health information. For example, we may disclose a participant’s protected health information to a third party to administer claims or to provide support services, such as utilization management, pharmacy benefit management or subrogation, but only after the third party enters into an agreement with us.

We may also use or disclose PHI in the following situations without your consent, as required by and in accordance with the law.

Public Health and Oversight Agencies: We may disclose PHI to the Rhode Island Department of Health (“DOH”) and other public health authorities for the purpose of controlling disease, reports of child abuse or neglect, victim of abuse, neglect, domestic violence or to prevent a serious threat to a patients, or public health and safety.

We may also use or disclose PHI to a duly authorized public or private entity to assist in disaster relief efforts, health oversight agency, (e.g., the Rhode Island Board of Medical Licensure and Discipline and DOH for activities authorized by law), such as licensure of health care professionals, investigation, and inspections.

Communicable Diseases: We may disclose PHI to a person who may have been exposed by you to a communicable disease.

Food and Drug Administration (“ FDA”): We may disclose PHI to the FDA to report adverse reactions to medications, product defects, and other information, required by and subject to the jurisdiction of the FDA.

Legal Proceedings: We may disclose PHI in the course of any legal proceeding, in response to a court order or, in certain instances, in response to a subpoena so long as you have been duly notified or attempts to notify you have been made according to the law.

Law Enforcement: We may also disclose PHI to law enforcement authorities, so long as all applicable legal requirements are met e.g. court order, subpoena, warrant, summons, etc.

Medical Examiner: We may disclose PHI to a medical examiner, (e.g., for identification purposes) or determining cause of death.

Criminal Activity: We may disclose PHI, if we believe the use or disclosure is necessary to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health or safety of a person or the public.

Worker’s Compensation: We may disclose PHI to comply with worker’s compensation laws and other similar programs.

Research: We may disclose a participant’s protected health information to researchers when; the PHI identifiers have been removed; to ensure the privacy of the requested information.

Required Uses and Disclosures: (1) Under the law, we must make disclosures to you and to the Secretary of the United States Department of Health and Human Services (“Secretary”) to investigate or determine our compliance with the HIPAA privacy rule, (2) Upon request; we are required to disclose your PHI to you regarding your healthcare benefits, and (3) Your right and choice to tell us who to share your information e.g. family, friends, or others involved in payment for your care and in disaster relief situation.

Fundraising and Marketing: We will notify with the option of opting-out of receiving communications of our intent to disclose your protected health information for fundraising efforts. Additionally, we will not use and disclose your PHI for marketing and disclosures that constitute a sale of your PHI without your authorization.

3) YOUR RIGHTS.

This section of the Notice describes your rights with respect to PHI and a brief description of how you may exercise these rights. Please contact our Privacy Officer with any questions or to assert any of your rights.

a.) You have the right to access/ inspect and copy PHI as long as we maintain it. You must submit written request for copy of your PHI; we will not use or disclose your psychotherapy notes without your written authorization. Additionally, you have the right to request electronic copies of your PHI; we may charge a reasonable fee for the cost of copying or labor and mailing. There are a few exceptions, however, such as copying of psychotherapy notes, any information compiled in anticipation of a lawsuit or other proceeding or as laws specifically prohibit your access to PHI. Decisions to deny access or inspection of your PHI may be reviewed depending on the circumstances.

b.) You have the right to restrict disclosures of PHI. You may ask us not to use or disclose portions of PHI for the purposes of treatment, payment, or healthcare operations. You may also request that portions of PHI not be disclosed to family or friends who may be involved in your care (upon your consent or as otherwise authorized) or to notify them about your medical condition. Your request must state the specific restrictions requested and to whom you want the restrictions to apply. Additionally, you have the right to restrict disclosures of your PHI to your health plan if you paid for the health care services out-of-pocket.

We are not required to agree to a restriction that you may request, if we believe it is in your best interest to permit use and disclosure of PHI. If we agree to the requested restriction, we will not use or disclose PHI in violation of that restriction unless it is needed to provide emergency treatment.

c.) You have the right to request to receive confidential communications from us by alternative means or at an alternative location. We will accommodate all reasonable requests and we will not request an explanation from you as to the basis for the request. Additionally, your request must be in writing.

d.) You have the right to request an amendment for as long the information is kept by us. In certain cases, we may deny your request because we believe that the PHI is accurate and complete. If we deny your request for amendment, you have the right to file a statement of disagreement with us which we will consider. We may prepare a rebuttal to your statement and provide you with a copy of any such rebuttal.

e.) You have the right to request an “accounting” of certain disclosures of your PHI. This right applies to disclosures for purposes other than treatment, payment or healthcare operations, and to any disclosures that you may have authorized. It excludes disclosures prior to April 14, 2003 and disclosures we may have made to you, family members, or friends involved in your care. The right to receive this accounting is subject to certain exceptions and restrictions.

f.) You have the right to Receive Notification of a Breach. We will notify you of any breach of your protected health information. Such notice will be provided to you within sixty (60) days of the breach being identified.

g.) You have the right to Choose Someone to Act for You. You have the right to appoint a personal representative to act on your behalf with respect to your PHI, such as if you have given someone a medical power of attorney or if someone is your legal guardian.

h.) You have the right to obtain a paper copy of this Notice. You may ask us to give you a copy of this notice at any time, even if you have agreed to accept this notice electronically. You may obtain a copy of this notice at our website, www.providencechc.org.

4) USES AND DISCLOSURES OF PHI BASED UPON YOUR WRITTEN AUTHORIZATION.

Other uses and disclosures of PHI will be made only with your written authorization. You may revoke this authorization at any time in writing, except to the extent that we have taken action in reliance on the use or disclosure indicated in the authorization, or disclosure is otherwise permitted or required by law.

5) COMPLAINTS.

You may file a complaint with us and/or the Office for Civil Rights if you believe your privacy rights have been violated by us. You may file a complaint with us by notifying our Privacy Officer of your complaint. You may contact our Privacy Officer at (401) 780-2524. Please be assured that we will not retaliate against you, in any way, for filing a complaint. We would appreciate you advising us of any concerns first so that we may address them.

THIS NOTICE WAS PUBLISHED AND BECOMES EFFECTIVE 4/14/2003, REV. 6/29/2012, 11/11/2013, 4/26/2019

 

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Aviso de prácticas de privacidad / Notice of Privacy Practices

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN.  LEA CUIDADOSAMENTE; LA LEY NOS EXIGE QUE LE PROPORCIONEMOS ESTE AVISO.

Si tiene preguntas sobre este Aviso o sobre nuestras prácticas de privacidad, comuníquese con nuestro funcionario de privacidad al (401) 780-2524.

Este aviso describe cómo podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para llevar a cabo el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica y para otros propósitos que están permitidos o exigidos por la ley. También describe sus derechos para acceder y controlar su información médica protegida. La "Información médica protegida" es información sobre usted, que incluye información demográfica, que puede identificarlo y se relaciona con su salud física o mental pasada, presente o futura, y los servicios de atención médica relacionados (denominada "PHI", por sus siglas en inglés).

Estamos obligados a regirnos por los términos de este Aviso, que puede cambiar de vez en cuando. Cualquier Aviso nuevo entrará en vigor para toda la PHI que mantengamos en ese momento. Le proporcionaremos cualquier Aviso revisado cuando sea solicitado por nuestro funcionario de privacidad.

1) USOS Y DIVULGACIONES DE PHI SIN SU CONSENTIMIENTO PARA TRATAMIENTO, PAGO Y OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA.

Su médico, el personal de nuestro consultorio y otros fuera de nuestro consultorio que estén involucrados con su atención y tratamiento pueden usar y divulgar su PHI con el fin de proporcionar y pagar servicios de atención médica que se le proporcionen a usted. La PHI también se puede usar y divulgar para apoyar nuestras operaciones de atención médica. Los siguientes son ejemplos de tipos de usos y divulgaciones de PHI para estos fines.

TRATAMIENTO: Podemos divulgar su PHI, según sea necesario, a otros proveedores a quienes referimos o en una emergencia médica de forma que el profesional tratante tenga la información necesaria para diagnosticarlo o tratarlo.

PAGO: Podemos divulgar su PHI, según sea necesario, para obtener pago de su plan de seguro médico (incluidos Medicaid y Medicare), para determinar la elegibilidad de cobertura para recibir beneficios del seguro y para realizar actividades de revisión de la necesidad médica y la utilización (p. ej., obtener aprobación para una estadía en el hospital).

OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA: Podemos divulgar su PHI, según sea necesario, para ciertas actividades comerciales relacionadas con nuestra práctica. Estas actividades incluyen, entre otras, actividades de aseguramiento de la calidad, suscripción, calificaciones de primas y otras actividades relacionadas con la cobertura del plan, capacitación de estudiantes de medicina que lo atienden en el consultorio y actividades de revisión de empleados. También podemos usar una hoja de registro en la recepción y podemos llamarlo por su nombre en la sala de espera cuando sea la hora de su cita. Podemos usar o divulgar su PHI, según sea necesario, para comunicarnos con usted para recordarle una cita. Dicho contacto incluye, pero no se limita a, correos directos, llamadas de teléfono, mensajes de texto, visitas a domicilio, además de comunicaciones a través del portal del paciente. Podemos usar o divulgar su PHI, según sea necesario, para informarle sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que pudieran ser de interés para usted. Si el uso o la divulgación de la PHI se hace con fines de suscripción, la parte de la PHI que sea información genética de una persona no se puede usar ni divulgar. Usted puede comunicarse con nuestro funcionario de privacidad para solicitar que no se le envíen estos materiales si así lo desea.

También podemos compartir PHI con ciertas empresas que desempeñan diversas actividades (p. ej., facturación, servicios de transcripción) para nuestra práctica. En estos casos, tendremos un contrato por escrito implementado para proteger la privacidad de la PHI.

2) OTROS USOS Y DIVULGACIONES PERMITIDOS Y OBLIGATORIOS QUE PUEDEN HACERSE SIN SU CONSENTIMIENTO:

Podemos tener contrato con otras personas o entidades para llevar adelante diversas funciones en nuestro nombre o para prestar ciertos tipos de servicios. Para llevar a cabo estas funciones o para prestarle estos servicios, estas personas recibirán, crearán, mantendrán y usarán y/o divulgarán la información médica protegida de un participante pero únicamente después de que acuerden por escrito con nosotros la implementación de salvaguardias adecuados relacionados con la información médica protegida del participante. Por ejemplo, podemos divulgar la información médica protegida de un participante a un tercero para administrar reclamos o para prestar servicios de apoyo, como el manejo de la utilización, manejo o subrogación de beneficios de farmacia, pero únicamente después de que el tercero entre en un acuerdo con nosotros.

También podemos usar o divulgar la PHI en las siguientes situaciones sin su consentimiento, según lo exige y de acuerdo con la ley.

Agencias de salud pública y vigilancia: Podemos divulgar PHI al Departamento de Salud  ("DOH", por sus siglas en inglés) de Rhode Island y otras autoridades de salud pública con el fin de controlar enfermedades, denuncias de abuso o negligencia de menores, víctimas de abuso, negligencia, violencia doméstica o para evitar una amenaza grave a pacientes, o salud y seguridad públicas.

También podemos usar o divulgar PHI a una entidad pública o privada debidamente autorizada para asistir en esfuerzos de alivio de desastres, agencia de vigilancia de salud (p. ej., la Junta de certificación y disciplina médica de Rhode Island y el DOH para actividades autorizadas por ley), como acreditación de profesionales de atención médica, investigación e inspecciones.

Enfermedades transmisibles: Podemos divulgar PHI a una persona a la que usted pudiera haber expuesto a una enfermedad transmisible.

Administración de Alimentos y Medicamentos ("FDA"):  Podemos divulgar PHI a la FDA para informar reacciones adversas a medicamentos, defectos de productos y otra información obligatoria y sujeta a la jurisdicción de la FDA.

Procedimientos legales: Podemos divulgar PHI en el transcurso de cualquier procedimiento legal en respuesta a una orden de un tribunal o, en determinados casos, en respuesta a una citación legal siempre y cuando usted haya sido debidamente notificado o se hayan hecho intentos por notificarle de acuerdo con la ley.

Aplicación de la ley: También podemos divulgar PHI a autoridades del orden público, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos aplicables, p. ej., orden de un tribunal, citación legal, orden judicial, orden de comparecencia, etc.

Examinador médico: Podemos divulgar PHI a un examinador médico (p. ej., para fines de identificación) o determinar la causa de muerte.

Actividad criminal: Podemos divulgar PHI si creemos que el uso o divulgación es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.

Indemnización al trabajador: Podemos divulgar PHI para cumplir con las leyes de indemnización al trabajador y otros programas similares.

Investigación: Podemos divulgar la información médica protegida de un participante a investigadores cuando los identificadores de la PHI se hayan eliminado, para asegurar la privacidad de la información solicitada.

Usos y divulgaciones obligatorios: (1) Conforme a la ley, debemos hacer divulgaciones a usted y a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (la "Secretaría") para investigar o determinar nuestro cumplimiento con la norma de privacidad de la HIPAA, (2) previa solicitud, estamos obligados a divulgarle su PHI relacionada con sus beneficios de atención médica, y (3) su derecho y opción de decirnos con quién compartir su información, p. ej., familiares, amigos u otras personas involucradas en el pago de su atención y en una situación de alivio de desastre.

Recaudación de fondos y mercadeo: Le notificaremos sobre la opción de optar por no recibir comunicaciones de nuestra intención de divulgar su información médica protegida para fines de recaudación de fondos. Además, no usaremos ni divulgaremos su PHI para mercadeo y divulgaciones que constituyan una venta de su PHI sin su autorización.

3) SUS DERECHOS.

Esta sección del Aviso describe sus derechos con respecto a la PHI y una breve descripción de cómo usted puede ejercer estos derechos. Comuníquese con nuestro funcionario de privacidad si tiene preguntas o para confirmar cualquiera de sus derechos.

a.) Usted tiene derecho a acceder, inspeccionar y copiar su PHI siempre que la mantengamos. Usted debe presentar una solicitud por escrito para copiar su PHI; no usaremos ni divulgaremos sus notas de psicoterapia sin su autorización por escrito. Además, usted tiene derecho a solicitar copias electrónicas de su PHI; podemos cobrar una tarifa razonable por el costo de copiar o la mano de obra y el envío postal. Sin embargo, existen algunas excepciones, como copiar notas de psicoterapia, cualquier información recopilada con anticipación a una demanda legal u otros procedimientos o si hay leyes que específicamente le prohíban acceder a su PHI. Las decisiones de negar el acceso o a inspeccionar su PHI pueden revisar según las circunstancias.

b.) Usted tiene derecho a restringir las divulgaciones de su PHI. Usted puede pedirnos que no usemos ni divulguemos partes de su PHI para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Usted también puede solicitar que partes de su PHI no se divulguen a familiares o amigos que pudieran estar involucrados en su atención (al recibir su consentimiento o según se autorice de otra forma) o que reciban información sobre su afección médica. Su solicitud debe indicar las restricciones específicas solicitadas y a quién quiere que se apliquen dichas restricciones. Además, usted tiene derecho a restringir divulgaciones de su PHI a su plan de salud si usted pagó de su bolsillo los servicios de atención médica.

No estamos obligados a acceder a una restricción que pudiera solicitar si creemos que es lo mejor para usted permitir el uso y divulgar su PHI. Si aceptamos la restricción solicitada, no usaremos ni divulgaremos PHI de forma que viole esa restricción a menos que sea necesario para proporcionar tratamiento de emergencia.

c.) Usted tiene derecho a solicitar recibir comunicaciones confidenciales de nuestra parte por medios alternativos o en un lugar alternativo. Haremos las adaptaciones a solicitudes razonables y no le pediremos explicación alguna respecto al motivo de su solicitud. Además, su solicitud se debe realizar por escrito.

d.) Usted tiene derecho a solicitar una modificación mientras conservemos la información. En algunos casos, podemos denegar su solicitud porque creemos que la PHI es exacta y está completa. Si denegamos su solicitud de modificación, usted tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nosotros, que tomaremos en consideración. Podemos preparar una refutación a su declaración y le proporcionaremos una copia de tal refutación.

e.) Usted tiene derecho a solicitar una "rendición de cuentas" de ciertas divulgaciones de su PHI. Este derecho se aplica a divulgaciones con fines distintos a tratamiento, pago u operaciones de atención médica y a todas las divulgaciones que usted pudiera haber autorizado. Excluye divulgaciones previas al 14 de abril de 2003 y divulgaciones que pudiéramos haber hecho a usted, familiares o amigos involucrados en su atención. El derecho a recibir esta rendición de cuentas está sujeto a ciertas excepciones y restricciones.

f.) Usted tiene derecho a recibir una notificación de infracción. Le notificaremos si ocurren infracciones con respecto a su información médica protegida. Dicho aviso se le proporcionará en un plazo de sesenta (60) días desde la identificación de la infracción.

g.) Usted tiene derecho a elegir que alguien lo represente. Usted tiene derecho a nombrar un representante personal que actúe en su nombre con respecto a su PHI, como por ejemplo, si le ha dado a alguien un poder notarial médico o si alguien es su tutor legal.

h.) Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso. Usted puede pedirnos una copia de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibir este aviso por vía electrónica. Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web en www.providencechc.org.

4.) USOS Y DIVULGACIONES DE PHI CON BASE EN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO.

Otros usos y divulgaciones de PHI solo pueden hacerse con su autorización por escrito. Usted puede revocar esta autorización en cualquier momento por escrito, excepto en la medida en que hayamos tomado acción del uso o la divulgación indicada en la autorización o la divulgación esté permitida o sea obligatoria conforme a la ley.

5.) QUEJAS.

Usted puede presentar una queja ante nosotros y/o la Oficina de Derechos Civiles si considera que hemos violado sus derechos de privacidad. Usted puede presentar una queja ante nosotros si le notifica su queja a nuestro funcionario de privacidad. Puede comunicarse con nuestro funcionario de privacidad al (401) 780-2524. Tenga la seguridad de que no tomaremos represalias en su contra de ninguna forma por presentar una queja. Agradecemos que nos indique si tiene inquietudes primero para que podamos abordarlas.

ESTE AVISO FUE PUBLICADO Y ENTRÓ EN VIGENCIA EL 4/14/2003, REV. 6/29/2012, 11/11/2013, 4/26/2019

Aviso sobre a política de privacidade / Notice of Privacy Practices

ESTE AVISO DESCREVE COMO AS INFORMAÇÕES MÉDICAS SOBRE SI PODEM SER USADAS E DIVULGADAS E COMO PODE TER ACESSO A ESTAS INFORMAÇÕES.  POR FAVOR, LEIA CUIDADOSAMENTE ESTE AVISO QUE SOMOS OBRIGADOS A FORNECER-LHE POR LEI.

Se tiver alguma pergunta sobre este Aviso ou sobre a nossa Política de Privacidade, contacte o nosso Diretor de Privacidade através do Tel. (401) 780-2524.

Este aviso descreve como podemos usar e divulgar as suas informações de saúde protegidas para proceder ao tratamento, pagamento ou a outras operações relacionadas com os seus cuidados de saúde e para os fins permitidos ou exigidos pela lei em vigor. Também descreve os seus direitos no que respeita ao acesso e controlo das mesmas. “Informação de Saúde Protegida” ou, no plural, "Informações de Saúde Protegidas" refere-se a todas as informações de saúde sobre si, incluindo informações demográficas relacionadas com um tratamento de saúde anterior, presente ou futuro e serviços de atendimento relacionados (doravante referidos como "ISP").

Somos obrigados a cumprir os termos deste Aviso que poderemos vir a alterar periodicamente. Qualquer novo Aviso entretanto publicado tornar-se-á efetivo para todas as ISP que mantivermos no período em questão. Qualquer revisão do presente Aviso ser-lhe-á fornecida mediante solicitação ao nosso Diretor de Privacidade.

1) USO E DIVULGAÇÃO DE ISP, SEM O SEU CONSENTIMENTO, PARA TRATAMENTO, PAGAMENTO E OUTRAS OPERAÇÕES RELACIONADAS COM OS SEUS CUIDADOS DE SAÚDE.

As ISP podem ser usadas e divulgadas  pelo seu médico, pela equipe interna do seu consultório e por outras pessoas exteriores ao mesmo que estejam envolvidas nos seus cuidados e tratamento para fins de fornecimento e pagamento de cuidados de saúde. As ISP também podem ser usadas e divulgadas para apoiar as nossas operações de cuidados de saúde. Seguem-se vários exemplos dos tipos de usos e divulgações de ISP para estes fins.

TRATAMENTO: Poderemos ter que divulgar IPS, caso necessário, a outros fornecedores a quem precisemos de recorrer ou na eventualidade de uma emergência médica, para que o profissional de tratamento tenha acesso às informações necessárias para efetuar o seu diagnóstico e proceder ao seu tratamento.

PAGAMENTO: Poderemos ter que divulgar IPS, caso necessário, para obter o pagamento do seguro relativo ao seu plano de saúde (incluindo Medicare e Medicaid), para determinar a elegibilidade ou cobertura dos benefícios do seu seguro, e para proceder a qualquer necessidade médica e atividades inerentes (por ex., obter aprovação de estadia no hospital, etc.).

OPERAÇÕES DE CUIDADOS DE SAÚDE: Poderemos ter que divulgar IPS, caso necessário, para certas atividades relacionadas com as nossas práticas empresariais. Estas atividades incluem, mas não se limitam, a atividades de garantia de qualidade, subscrição, cotações de prémio e outras atividades relacionadas com as coberturas dos planos de saúde; formação de estudantes de medicina que o assistem no consultório e atividades dos funcionários inerentes à prestação dos seus cuidados de saúde. Também poderemos usar uma folha de inscrição no balcão de registo e chamá-lo pelo seu nome na sala de espera antes de entrar para a consulta. Poderemos ter que usar e divulgar IPS, caso necessário, para entrar em contacto consigo a relembrá-lo da sua consulta. Tal contacto inclui, mas não se limita, a marketing direto, chamadas telefónicas, mensagens de texto, visitas ao domicílio, assim como comunicações dirigidas a si através do portal do doente. Poderemos ter que usar ou divulgar IPS, caso necessário, para o informar sobre as alternativas de tratamento ou outros benefícios e serviços relacionados com a sua saúde e que possam ser do seu interesse. Se o uso ou divulgação de ISP for efetuado para fins de subscrição, é proibido usar ou divulgar qualquer ISP de carácter genético pertencente a um determinado indivíduo. Poderá contactar o nosso Diretor de Privacidade para solicitar que estes materiais não lhe sejam enviados.

Também poderemos partilhar ISP com certas empresas que desempenham várias atividades de apoio aos nossos serviços (p. ex. contabilidade, serviços de transcrição, etc.). Nestes casos, formalizaremos um contrato escrito que garante a proteção e privacidade da ISP.

2) OUTROS USOS PERMITIDOS E EXIGIDOS QUE PODEM TER LUGAR SEM O SEU CONSENTIMENTO:

Poderemos ter de contratar outros indivíduos ou entidades para a realização de várias funções em nosso nome ou para fornecer determinados tipos de serviços. De forma a realizar estas funções ou a fornecer estes serviços, estes indivíduos irão receber, criar, manter, usar e/ou divulgar a ISP de um participante, mas apenas após concordar assinar um contrato connosco no sentido de salvaguardar a proteção da referida informação. Por exemplo, poderemos divulgar a ISP a um terceiro para gerir as reclamações ou para fornecer serviços de apoio, como a gestão de utilização, ou a gestão ou sub-rogação de benefícios de farmácia, mas apenas após o terceiro assinar um contrato connosco.

Também poderemos usar ou divulgar ISP sem o seu consentimento, nas seguintes situações, conforme exigido e em conformidade com a lei em vigor.

Autoridades de Saúde Pública e Agências de Supervisão: Poderemos divulgar ISP ao Rhode Island Department of Health (“DOH”) e a outras autoridades competentes em matéria de saúde pública com o fim de controlar a evolução de doenças, reportar abuso ou negligência de menores ou de outras vítimas, entre os quais a violência doméstica, ou para prevenir ameaças sérias a doentes ou à saúde pública e segurança.

Também poderemos usar ou divulgar ISP a uma entidade pública ou privada devidamente autorizada a prestar assistência ou socorro em caso de acidente, a agências de supervisão na área da saúde (p. ex., o Conselho de Licenciamento e Disciplina Médica de Rhode Island e o DOH para atividades autorizadas por lei), como o licenciamento de profissionais de saúde, investigação e inspeções.

Doenças transmissíveis: Poderemos divulgar ISP a uma pessoa que possa ter estado exposta a si no âmbito de uma eventual doença transmissível.
Food and Drug Administration (“FDA”): Poderemos divulgar ISP à FDA para reportar reações adversas a medicamentos, defeitos de produto e outras informações, exigidas por e sujeitas à jurisdição da FDA.

Procedimentos legais: Poderemos divulgar ISP no âmbito de qualquer processo judicial, em resposta a uma ordem do tribunal ou, em certas circunstâncias, a uma intimação, desde que tenha sido devidamente notificado ou esteja em vias de ser notificado em conformidade com a lei aplicável.

Cumprimento da lei: Poderemos divulgar ISP às autoridades com vista ao cumprimento da lei, desde que sejam cumpridas todas as exigências legais, p. ex. ordem do tribunal, intimação, mandado, citação, etc.

Médico legista: Poderemos divulgar ISP a um médico legista (p. ex. para efeitos de identificação) ou para determinar a causa da morte.

Atividade criminal: Poderemos divulgar ISP, se acreditarmos que o respetivo uso ou divulgação é necessário para prevenir ou reduzir uma ameaça séria ou iminente à saúde ou à segurança de uma pessoa ou do público em geral.

Compensação do trabalhador: Poderemos divulgar ISP para cumprir a lei de compensação aos trabalhadores e outros programas similares.

Investigação: Poderemos divulgar ISP de um participante aos investigadores quando; os identificadores de ISP tenham sido removidos; para garantir a privacidade da informação solicitada.

Usos e divulgações exigidos: (1) Ao abrigo da lei, somos obrigados a efetuar divulgações a si e à Secretaria do Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos (“Secretaria”) para que se possa investigar ou determinar a nossa conformidade com a HIPAA (regulamentações sobre privacidade das informações de saúde) (2) mediante solicitação; somos obrigados a divulgar ISP a si relativamente aos seus cuidados de saúde, e (3) ao seu direito e escolha de nos dizer com quem deseja partilha a sua informação, p. ex. família, amigos, ou outros envolvidos no pagamento dos seus cuidados de saúde ou de assistência em caso de acidente.

Angariação de fundos e marketing: Iremos notificá-lo com opção de recusa de receção de comunicações, da nossa intenção de divulgar as suas ISP para efeitos de angariação de fundos. Adicionalmente, não usaremos ou divulgaremos as suas ISP para efeitos de marketing e outras divulgações que constituam uma venda das suas ISP sem a sua autorização.

3) OS SEUS DIREITOS.

Esta secção do Aviso descreve os seus direitos relativamente às ISP e uma breve descrição de como pode exercer esses direitos. Por favor contacte o nosso Diretor de Privacidade se tiver alguma pergunta ou deseje exercer algum dos seus direitos.

a) Tem o direito de aceder/verificar e copiar as suas ISP enquanto estas se encontram em nosso poder. Para o fazer, deverá submeter um pedido por escrito para obter uma cópia das suas ISP; não usaremos ou divulgaremos as notas da sua psicoterapia sem o seu consentimento prévio. Adicionalmente, terá o direito a solicitar cópias eletrónicas das suas ISP; poderemos cobrar uma taxa razoável pelo custo da(s) cópia(s), pelo trabalho envolvido e pelo envio do e-mail. Existem, no entanto, algumas exceções, tais como a cópia das notas da psicoterapia, qualquer informação compilada no período que antecede um processo judicial ou se a lei proibir especificamente o seu acesso às ISP. As decisões de negar o acesso ou verificação das suas ISP poderá ser revisto de acordo com as circunstâncias.

b) Tem o direito de restringir as divulgações de ISP. Poderá solicitar-nos a não utilização ou divulgação de partes da ISP para fins de tratamento, pagamento ou operações de cuidados de saúde. Também nos poderá solicitar a não divulgação de partes da ISP a familiares ou amigos que possam estar envolvidos no seu cuidado (após o seu consentimento ou autorização de qualquer outra forma) ou para os notificar sobre a sua situação clínica. O seu pedido deverá incluir as restrições específicas que pretende solicitar e a quem deseja que estas sejam aplicadas. Adicionalmente, tem o direito de restringir as divulgações das suas ISP ao seu plano de saúde se pagou as despesas médicas por conta própria.

Não seremos obrigados a concordar com a restrição solicitada por si, se acreditarmos que é do seu melhor interesse permitir o uso e divulgação de ISP. Se concordarmos com a restrição solicitada, não usaremos ou divulgaremos ISP que viole a referida restrição, a não ser que necessário para a prestação de tratamento de emergência.

c) Tem o direito de pedir para receber as nossas comunicações através de meios alternativos ou num local alternativo. Aceitaremos todos os pedidos razoáveis e não solicitaremos qualquer explicação da sua parte como fundamento para o seu pedido. O seu pedido deve ser realizado por escrito.

d) Tem o direito de solicitar uma correção à ISP enquanto esta estiver na nossa posse. Em determinados casos, poderemos negar o seu pedido por acreditarmos que a ISP se encontra exata e completa. Se lhe for negado o pedido de correção, tem o direito de apresentar um comunicado por escrito a expor o seu desacordo, que iremos analisar. Poderemos recusar a sua exposição de desacordo por escrito e fornecer-lhe uma cópia da nossa recusa.

e) Tem o direito de solicitar uma “lista” de determinadas divulgações da sua ISP. Este direito aplica-se a divulgações para fins alheios ao tratamento, pagamento ou operações de cuidados de saúde, e a quaisquer divulgações que possa ter autorizado. Isto inclui divulgações anteriores a 14 de abril de 2003 e a divulgações que possamos ter feito a si, aos seus familiares, ou amigos envolvidos no seu tratamento. O direito de receber esta lista está condicionado a determinadas exceções e restrições.

f) Tem o direito à notificação de uma violação. Iremos notificá-lo de qualquer violação da sua ISP. Tal notificação ser-lhe-á enviada no prazo de sessenta (60) dias a contar da data de identificação da referida violação.

g) Tem o direito de escolher alguém para o representar ou agir em seu nome. Tem o direito de indicar alguém para o representar ou agir em seu nome no que se refere à sua ISP, tal como se tivesse concedido a alguém uma procuração para efeitos médicos, ou se tal pessoa for o seu representante legal.

h) Tem o direito de obter uma cópia em papel deste Aviso. Poderá solicitar-nos uma cópia em papel deste aviso a qualquer momento, mesmo se tiver concordado com o mesmo por via eletrónica. Poderá obter uma cópia deste aviso no nosso site, www.providencechc.org.

4) USOS E DIVULGAÇÕES DE ISP COM O SEU CONSENTIMENTO POR ESCRITO.

Todos os restantes usos e divulgações de ISP serão feitos apenas com o seu consentimento por escrito. Poderá retirar este consentimento a qualquer altura por escrito, excetuando os casos em que tivermos tomado qualquer ação relativamente ao uso ou divulgação referidos no consentimento, ou se a divulgação for, de qualquer outra forma, permitida ou exigida por lei.

5) RECLAMAÇÕES.

Se acreditar que os seus direitos de privacidade foram violados por nós, poderá enviar-nos uma reclamação ou contactar o Office for Civil Rights. Poderá apresentar-nos uma reclamação notificando o nosso Diretor de Privacidade. Poderá contactar o nosso Diretor de Privacidade através do tel. (401) 780-2524. Por favor esteja certo de que não sofrerá quaisquer medidas de retaliação relacionadas com a sua reclamação. Mas agradecemos se nos puder informar primeiro de quaisquer preocupações que tenha para que possamos agir em conformidade.

ESTE AVISO FOI PUBLICADO E ENTRARÁ EM VIGOR A 4/14/2003, REV. 6/29/2012, 11/11/2013, 4/26/2019

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